库房管理制度及操作规范

通过制定库房SOP标准化操作流程，指导和规范库房人员日常作业行为，明确库房人员的岗位管理职责，提高工作效率加强公司库房仓储管理，包括物料的收发、领退、保管、盘存制度，做到台账、实物账和系统账三账相符。

适用于公司库房内的出入库物料、在库物料、资产和所有人员行为管理。

1、明确库房管理的组织架构及库房作业流程；

2、高效有序进行物料收发和仓储管理，保证物料出入库数量准确且符合品质管理、计单管理和财务管理要求；

3、确保单据、账务管理有序，数据变动登记及时准确；

4、库房物料摆放整齐，符合储存和安全管理要求；

5、定期盘点，及时查出差异，保证台账、实物数量、系统账目三“账”一致；

6、及时反映和跟催“不合格品、呆滞品、临期品、过期品”的处理，减少损失，减少上述物料对库房面积、资金的占用；

7.做好库房卫生管理工作和防火、防水、防盗、防鼠害等安全保护工作，保障库房财产、物资的安全验收和保管。

8.做好库房资产统计和管理工作，保障公司财产不损失。

部门组织架构图

1、收货作业流程

2、仓储作业流程

3、分拣作业流程

4、装卸作业流程

5、数据组作业流程

1、收货操作

1.1送货需提前一天与库房取得联系，预约收货时间，否则将不予收货；收货组安排到货时间，通知装卸组卸货。

1.2出现易损物料，采购需跟供应商协商确定凡是出现破损的，供应商应无条件给予换货，保证破损物料不影响库房的统计差异。

1.3供应商送货需携带两份原始采购单；待入库物料的资质要齐全，需在入库时备案，不能按我方要求提供的，禁止入库；冷冻肉类，每次来货均要出具相关检疫证明，实际到货数量不能大于检疫证明的数量，且物料名称要与检疫证明上的名称一致。

1.4每种物料均要按相应验收标准采取随机抽检方式进行验收，要求物料的感官品质符合要求、外包装完整且有明确的物料标识（名称、规格、保存温度、生产日期、保质期）；所有批次来货均要进行验收，不符合验收标准的，予以拒收。

1.5验收时，物料须放置在托盘上，不能直接接触地面；同一种物料必须放于同一位置，根据生产批次、规格、固定数量等进行摆放做到整齐有序，不同生产批次、规格的需分开摆放。

1.6收货人员应先检查退货是否退出（退货参考在库不良退货及门店退货），在验收物料质量合格、数量无误后，库管员收货并在两份采购单上签字，一份交给供应商（凭此单和采购结账），一份交由我方保管；所有涉及的纸质单据需保留三个月以上。

1.7严格按照订单数量验收，不能少收或超收。

2、物料效期验收

2.1物料保质期≤7天的，接收当天生产的或前1天生产的；7天物料保质期≤30天的，接收日期距离保质期到期至少有保质期2/3的时间；物料保质期30天的，接收日期距离保质期到期至少还有保质期2/3的时间。

2.2每批次到库物料，不能有超过2个生产日期，且生产日期不能早于现有库存物料的生产日期。

3、物料温度验收

3.1常温类物料，收货温度为常温；冷藏类产品，收货温度0℃-8℃；冷冻类产品，收货温度≤-12℃；

3.2物料温度未达到收货温度时，予以拒收；冷藏物料到货温度不符合收货标准时，以物料包装上储存温度为准；

3.3收货温度测量使用探针式数字温度计，将温度计的探针插入物料或两个独立包装的物料中间，确保探针紧靠物料，在温度计读数持续稳定5秒钟后读数；

每批物料需要测量三个点的温度，按供应商到货车辆执行三点测温，即在物料中随机选择三个点、每个点测温一次，记录三个点的最高温度，测温必须在车体内进行且全程关闭车门；将测量获得的三个点的温度，记录在产品验收单上。

3.4所有温度计每周消毒一次，每月初校准，由收货组统一收集送到品控部完成相应操作。

4、供应商管理

4.1每天8:00-16:00为供应商送货时间，特殊情况需沟通后再行安排；供应商送货需排队领号，我方按照“先到先卸”的原则对其物料进行验收，特殊情况的可酌情予以特殊处理；

4.2送货车辆需保证干净整洁、无灰尘、无杂物、不会对产品造成污染；车内物料码放有序、没有混装现象，如批次或物料混装不同的生产批次必须分开码放；

4.3交货完成后，收货组开具出门条，供应商车辆凭条离开园区，无出门条不得出门。

1、货物检查和验收。首先，仓储组对货物进行外观检查，看有无受潮、进水、破损、变形、污染等情况；其次，核对到货信息是否正确。发现有不符情况，仓储组有权拒绝办理入库手续，并视其严重程度报告采购部。

2、依据供货合同检验凭证，包括物品规格、型号、数量、供货单位、供货方式、时间、地点、包装标准、责任区分及争论解决方式。

3、确认实物与采购单一致且凭证齐全后，使用RF扫码枪完成物料在供应链管理系统入库，填写入库单，双方确认签字，完成物料入库交接。做到手续清楚、责任分明、单据和凭证齐全；所有涉及的纸质单据需保留三个月以上。

1、仓库按使用功能分为“保鲜库（0-5℃）、冷冻库（-18℃）、常温库（25℃）”，各区标识清晰并在内部明确“待上架区、存货区、不良品区、待处理区、物料区”。

2、货品在库存储按客户、品类、存储要求等分区分类存放，便于管理和作业；对有特殊存储要求的货品，按属性制定存货方案，以确保储存安全。

3、物料码放应遵守“先进先出、大不压小、重不压轻”，无倒置、无超板超高、无直接就地码放、无占通道、无混放错放，达到合理堆码、定量码放、整齐码放、安全码放。

4、物料标识管理，同一种物料按批次做标识，包括物料名称、数量、生产日期、保质期，做到可目视化管理。

1、定期对仓库货位使用状态进行分析，按实际需求合理规划、灵活配置、及时调整，提高仓库货位利用率及出入库操作效率；

2、新物料进入，提前了解入库商品信息，如包装尺寸、重量、品类、存储要求等，掌握存储面积需求，规划货位。

1、对出入库的物料执行有效期检查，对出现效期异常备并处理；

2、每月10日、25日各库库管或班长在“临期物料报备群”里发电子版“临期、过期物料明细”，给采购、业务，要求二者7天之内给出处理意见，若7天之内不回复，直接找领导沟通解决。

3、每个库里临期、过期物料都单独存放，并在上边贴条备注物料明细、保质期限以及数量；若采购或者业务通知说某个物料发到保质期前几天，必须在物料上贴条备注发到具体日期。

4、过期物料必须出库，放在指定地点，不得放在库房内，与安全物料隔离。

1、盘点方式：固定盘点，分为月度盘点、年中（终）盘点；不定期盘点，可随时组织盘点、盲盘。

2、盘点范围和比例：月度盘点按照一定比例对货物抽盘，年中盘点比例不低于存货价值的70%，年终盘点对所有库存货物进行全面盘点，具体盘点比例可由盘点组织部门协商监盘方根据实际情况而定。

3、盘点组织：固定的月度盘点、年中（终）盘点由仓储部做为组织方，财务部、内控合规部、综管部做为监盘方参与盘点；不定期的抽盘，盲盘由财务部或内控合规部发起并组织实施；固定资产类盘点由综管部发起并组织，财务部协同进行盘点。

1、第一时间调整差异库存至残次品区，确保系统数据和库存数据一致，同时核查盘点差异原因，与客户确认《盘点差异确认表》，根据双方确认的差异解决方案在系统中对存在的差异进行调整。

2、报备仓库经理出现盘点差异的货品信息，查询台账与系统账明确盘点实际差异原因。在仓库经理获得调整授权的差异范围内，由仓库经理授权数据组调整账实差异；超出在仓库经理调整权限范围外的差异，在获得总经理批准授权后，由仓库经理通知数据组调整账实差异。

3、严禁仓库工作人员在没有仓库经理授权情况下私自调整库存数量；将包括《盘点差异确认表》在内的所有纸质单据存档保管三个月以上，以便今后查找。

4、每月向上级部门报告物料存量、出入库数据，包括月度入库汇总表、月度出库汇总表、月度结存库存表、年度入库汇总表、年度出库汇总表；当物料存低于安全库存时，及时将库存量通知采购部及财务部，以便及时实施采购。

1、数据组接收订单信息并核对，按客户打印备货单，把备货单交接给仓储组备货。

2、出库前，仓储组先检查单品项的库存情况、入库日期，按照“先进先出”进行物料出库，然后记录出库数据，保证库存数据准确。

3、仓储组必须与分拣组办理交接，当面点交清楚，防止差错出门；此时备货完成。

4、对于存储时间超过3天（从入库时间开始计算）、不曾出货或未完成出货的物料，于当班晚间下班前，出库库管员做好记录并将信息（产品名称、现库存数量、入库日期）发至康安利丰工作群。

5、当班班长或和主管每日例行检查产品的“先进先出”工作是否执行到位，发现违规操作立即处理。

6、统计每天发送物料数据并建立台账，做好数据统计管理；同时，做好所要求的其他各类数据的统计工作，并及时发送给相关人员；所有涉及的纸质单据需保留三个月以上。

7、做好每天门店补退货明细统计，包含补退货的日期、产品名称、数量及补货原因；接收收货组的能用物料回库工作，并核实系统回库情况。

1、分拣操作

1.1数据组处理订单，按客户制作分拣单和枪上分拣任务，并发至分拣组。

1.2仓储组完成备货后，在物料托盘上贴分拣二维码交接给分拣组，分拣组根据订单清点备货数量，出现备货量与订单不一致时，第一时间与备货组沟通。

1.4分拣全部结束后，分拣员仔细检查各自的分拣单，看是否有遗漏，确认无误后，在分拣单签字并交接至数据组。数据组打印配送单，分拣组核对后交接给装卸组，并留存纸质单据；所有涉及的纸质单据需保留三个月以上。

2、分拣保障

2.1分拣开始时，班长安排人员到仓储组领取所在组要分拣的物料；分拣中，分拣区出现大量物料未分时，班长应及时调度领取分拣，避免造成分拣区混乱，当分拣区物料快分拣完时，再继续按排领取物料。

2.2分拣时，先拣加工产品，之后拣大宗物料（无需加工的、整件发货的），以腾清场地；分拣单品物料时，抽查批次及临期过期情况；当一种物料全部分拣后，对其做全部分拣完成的标记（或枪上确认）。

2.3分拣实行按区域分拣；轻拿轻放，不能有扔、掷、抛的动作，禁止暴力分拣；重不压轻、整齐码放、避免二次破损。

2.4分拣过程中发现产品质量问题，及时汇报给班长；根据客户装车时间点倒推分拣完成时间点，保障发车时间。

1、来货卸车

1.1装卸组按好每日例行来货的卸车工作（新发地蔬菜，三河蔬菜）。

1.2干货类供应商送货，提前一天通知收货组，收货组通知装卸班长安排卸车时间，保证卸车工作的顺利进行。

1.3卸货过程中发现破损物料及原料第一时间找到相关负责人，负责人根据现实情况给出解决方案。

1.4卸车物料码放办法按照前述物料码放规则进行。

2、配货装车

2.1分拣组分拣完成后，核对发货单通知装卸组，可以进行装车工作；装卸组根据客户到店时间点倒推出发车时间点，保证准时发车。

2.2装卸组分线路登记出库资产（筐、板），填写出库物资登记表安排装车，完成装载后，物流组和装卸组签字确认，并交到数据组进行资产的数据录入。

2.3司机负责核对装车物料，发现异常第一时间找到装卸组核对情况，双方责任划分清楚，以免出现扯皮。

2.4每日司机送货回来后，登记回筐数量，双方确认签字并交接给数据组做记录。

3、退货卸车

业务通知门店退货交由司机带回，并通知数据组退货明细，司机到库后与装卸组交接，确认退货温度，查看是否符合库房接收要求（门店退货单填写清晰并清点数量），双方确认签字。

装卸组所有涉及的纸质单据需保留三个月以上。

1、门店退货

装卸组收到货物时清点数量、确认到货温度，查看是否符合库房接收要求；符合接受要求的，填写退货单交接给收货组。

1.1正常退货：因客户订单错误或分拣错误等,在最短时间内返回公司且产品无质量问题的物料，退回库房后，可回库继续使用。

1.2质量退货：在保质期内,出现由于供应商原因造成的质量不达标的物料，由客户退回后先放在退货区，由采购退货至供应商。

1.3滞销退货：因市场销售迟缓导致的无质量问题退货。货物放在退货区，由采购退货至供应商；

1.4破损退货：由于物流造成的破损，由物流公司承担向客户赔偿；整箱到店破损的，由我方采购退货至供应商；

1.5特殊退货：因特殊情况的退货，最终处理办法视情况而定。

2、在库退货

仓储组库房整理分类、确认数量并填写退货单交给收货组。收货组收到退货单和货后，按退货的几种情况进行分别处理，填写退货单交数据组，进行数据退货。

2.1滞销品：指在库库存不为零、食品超过15天和耗材超过30天未销售的物料，报备并联系采购及业务进行退供处理或门店消耗。

2.2临期品：指从滞销品转至临期的物料，物料保质期还剩下少于3/1，报备并联系采购及业务进行退供处理或门店消耗。

2.3过期品：从临期转至过期的物料，要求采购或业务7天内给出处理意见，7天之内不回复，直接找领导沟通解决；沟通期间，过期物料与安全物料隔离，存放在指定地点。

2.5破损物料：物料在库房造成破损的，由业务门店消耗或采购退供应商，造成严重后果的由当事人承担，管理者承担连带责任。

2.6特殊情况物料：因情况而定。

每月10号、25号将“滞销品、临期品、过期品、质量物料、破损物料、特殊情况物料”报备采购及业务，并催要处理意见，根据处理结果填写次品区物料明细表。

1、仓储温度控制

1．1收货时，收货人员对产品进行质量和温度检验，将温度合格的产品验收入库，保证入库时产品温度合格，并将收货温度记录在《收货单》。

1.2库房内部采用带自动报警功能的温度记录设备来监控温度，后台值班室24小时有人值守，一旦温度不达标发出报警，工作人员可根据情况手动开启风机进行制冷。

1.3仓库管理人员每日手动测量库房内温度，并登记在《库房每日温度记录表》中，以确保库房内温度始终保持在设定温度区间之内。

2、装载温度控制

2.1冷冻冷藏产品装车前，车辆需预冷，待仓管员检查预冷温度达到要求后，才能进行装车操作。

2.2装载全程在封闭式月台操作，月台温度为0~7℃。冷藏车厢门对准月台门套，用叉车和托盘将物料从冻库拉出并快速装至车厢内，物料在月台存放时间不能超过30分钟。

2.3冷藏车厢内的产品堆码应稳固，确保箱内冷风循环顺畅。

2.4待物料全装入冷藏车后，司机按货物保存温度要求制冷，仓管员在车厢温度到达指定温度后，方可在送货单上签字并注明发货温度，将《送货单》交予送货司机。

3、运输温度控制

3.1驾驶员在货物运输中，应全程打开制冷机，随时观察车厢内温度。

3.2公司每辆冷藏车上均配备有温度记录仪，在驾驶室能观察到车厢内温度，运输部也能实时监控车辆温度，以便对运输温度进行控制。同时，车内还放有随车温度记录仪，在物料运抵客户后，该记录仪能将运输全程温度导出，方便客户进行温度查询。一旦温度不达标，驾驶室和运输部都会接到报警信号，以便及时通知驾驶员进行处理。

3.3运输过程中发生温度不达标情况，如果短时间不能解决，公司安排将货物就近转运至合格的冷藏车中，或就近寻找冷库妥善存放，以确保物料始终处于合适温度。

4、卸货温度控制

4.1卸货开始前，由客户测取到货温度，并记录在《送货单》上，交接双方确认货物相关信息后，应尽快将食品由冷藏车厢卸至冷库月台上，尽快转入冷库。

4.2司机将冷藏车停靠在冷库月台靠近货物处，如有封闭式月台，车厢门对准封闭式月台的门套，并调整好二者的连接高度；如无封闭式月台，宜用活动式连接器将冷库门与车厢门相对接，或尽量缩短卸货时间，冷冻冷藏货物在卸货过程中温度变化不应大于3℃。

4.3卸货过程中，测得的货物温度大于允许值时，应尽快采取措施保持规定温度，比如马上关闭车门进行快速制冷、向车厢内放入大量干冰等。

1、每日接收订单中心的订单数据，根据客户平时门店的要货量，分析整理数据。出现异常情况，第一时间联系订单中心及客户业务。

2、根据客户需求，制定相应的备货分拣计划并整理备货单、分拣单（打印备货单时，把在库物料库存数放在醒目位置，方便备货时盘点）。

3、根据门店要货量，参与设定安全库存，避免出现断货现象。接收采购下传的供应商采购单并录入ERP系统，通知收货组到货时间。

供应商加急补货：联系采购当日供应商是否送货，送货物料中是否有缺货的物料，没有该物料时，加采购订单。

供应商当日不送货时：第一时间联系门店是否急使用，急使用的情况下，联系物流找车取货；不急使用时，次日把该物料配送到门店。

6、负责每天客户的备货单、分拣单、入库单、出库单纸质版和电子版留存。

每天对比物料系统库存与台账结余，若有差异,查看当天期初库存以及出库数量加减,找出差异原因（分拣错误、系统未出库、入库数量错误、出库数量错误、规格数量变化、整箱数量错误）并给出处理方案。

1、每周一查看系统效期管理，监管临期过期物料在库情况，发出报表上报给主管。

2、为每个客户建立电子台账，每日填写收发存情况，校准系统库存及实际库存的准确性，并在每日下班前把数据发到相应的客户沟通群，做到透明管理。

3、做好数据组所有数据及纸质单据需留存。

1、根据每个客户的结算周期以及周期内的仓储、分拣、卸货量，按照双方签订合同内容出具相应的结算单。

2、在规定时间内完成双方核对，客户方签字确认结算单并寄回康安利丰，数据组核对后，康安利丰负责人签字并交给财务部开发票。

3、开完发票后，把结算单和发票一起邮寄给客户方，并跟踪客户汇款情况，直到汇款到账。

通过对公司物料进行追溯管理，确保在公司内发生异常及客户投诉物料质量时，可追溯到相关物料的供应商、车辆信息、日期、物料名称、生产日期、批次、数量、等信息，为不良原因分析提供依据，锁定不良物料范围。

1、供应商来货信息记录，供应商名称、到货日期、生产企业、送货人签字、车辆信息等。

2、物料入库前，应检查每件物料上是否有标识，包括生产日期、物料名称、规格、数量、生产厂家、保质期等。

3、供应商来料码放整齐有序，按生产批次、规格、固定数量等情况进行摆放；如不同的生产批次，规格需分开摆放，保证每个托盘编码信息不出现混乱，保证数据的准确性，以便在任何时候都能识别和追踪物料。

1、仓储系统可追溯到，供应商信息、车辆信息、物料名称、数量、规格、批次、保质期等。

2、系统与实物托盘编码、数量、状态一致,无数量差异,无破损变形,无过期变质。以便在任何时候都能识别和追踪物料。

按照客户订单信息“门店、品名、规格、数量”准确发放物料，并填写该物料的批次信息、发货日期、车辆信息、库房人员确认签字和物流司机签字，以便在任何时候都能识别和追踪物料。

1、当物料在存储或客户处发现不合格状况时，则按以下顺序进行追溯：客户→出货→仓库储存→入库→供应商。

2、客户追溯依据按生产日期、客户订单数量、车辆信息、到货日期；物流追溯依据生产日期、发货日期、车辆信息、库房人员确认签字和物流司机签字；库房追溯依据按生产日期、车辆信息、托盘编码、订单数量、发出数量、对物料进行追溯；入库追溯依据按供应商名称、到货日期、到货数量、送货人签字、车辆信息等进行追溯。

物料吞吐量=物料入库量+物料出库量+物料调拨量。

把所有物料计量单位转化为重量单位，如斤或公斤，便于统计吞吐量；蔬菜需将个别盒等为计量单位的种类（绣球菌单位盒等）的计量单位转换为斤；干货出入库计量单位由件转换为斤。

干货单位转化办法为：现有物料以发货单位进行斤的数据统计，并维护到协同系统；新品物料以来货单位进行斤的数据统计，并维护到系统。

1、收货组（个人日收货量）：统计收货组个人日收货量统计，实现个人计件方式。

2、备货组（个人日备货量）：统计备货组个人日备货量统计，实现个人计件方式。

3、分拣组（个人日分拣量）：统计分拣组个人日分拣量统计，实现个人计件方式。

4、装卸组（个人日装车量、个人日卸货量）：统计装卸组个人日装车量统计，个人日卸货数量=到货吨数/卸货人数（每次到货系统输入卸货人数，结合收货吨数得出个人日卸货数量），实现装卸计件方式。

5、单一门店（日月年）出库量、线路送货量：系统后台算出门店出库量。

6、客户（日、月、年）吞吐量、库房（日、月、年）吞吐量：系统后台算出客户及库房吞吐量。

1、资产购置，申请人填写物资采购申请单，经部门经理、采购部经理、财务部经理、综管部经理、公司总经理批准后采购；采购完成后，由使用部门对购置的固定资产进行验收（需采购部人员在场）。

2、资产调拨，部门之间的调拨：由使用人填写申请，部门经理批准，经两个部门经理、财务经理签字完毕后实施调拨，将固定资产调拨单交到财务，财务部门将调拨单作为账务处理的原始凭证。

3、资产报废，固定资产使用时间超过有效使用年限，丧失使用价值；固定资产性能已达不到使用要求且无法恢复，或经论证后改造价值不高的；固定资产因保管、使用、维修不当丧失使用价值；固定资产因责任事故造成的提早报废（由责任人部分赔偿或全部损失）。

4、资产盘点，电子设备及工具设备，于每年6、12月底协同财务部进行全面清查盘点，盘点完毕后出具盘点报告；其他设备，于每月的10日及25日库房内部进行全面清查盘点，盘点完毕后，交接数据组出具盘点报告；每月的10日及25日核查线路回筐情况，追回线路差筐数量，保正日常的正常使用。